T246-2025 - Kaufmännische Sachbearbeitung (w/m/d) mit Schwerpunkt Finanzen, Controlling und Organisation

Die TU Darmstadt steht für exzellente und relevante Wissenschaft. Die tiefgreifenden globalen Veränderungsprozesse – von Energiewende bis zu Künstlicher Intelligenz – gestalten wir durch herausragende Erkenntnisse und zukunftsweisende Studienangebote entscheidend mit. Unsere Spitzenforschung bündeln wir in drei Feldern: Energy and Environment, Information and Intelligence, Matter and Materials. Als eine in der Metropolregion Frankfurt-Rhein-Main verankerte und sehr stark international geprägte Universität sehen wir uns den europäischen Werten und der europäischen Integration verpflichtet.

Das Dezernat Forschung und Transfer ist zuständig für alle Forschungsangelegenheiten, welche die TU Darmstadt als Institution betreffen und damit zentrale Anlaufstelle für alle Fragen zur Abwicklung von Forschungsvorhaben sowie zur Verwertung deren Ergebnisse innerhalb der Verwaltung. Das Referat Drittmitteladministration verantwortet die förderrichtlinienkonforme Verwendung aller Drittmittel entsprechend der Förderbedingungen der jeweiligen Forschungsförderer.

NFDI4Ing ist ein von der DFG gefördertes Verbundprojekt mit einer Vielzahl von Partnern innerhalb und außerhalb der TU Darmstadt, welches ab Oktober 2025 von der TU Darmstadt zusammen mit der RWTH Aachen koordiniert wird. Das Dezernat Forschung und Transfer übernimmt innerhalb dieser Koordinationsfunktion Aufgaben mit dem Schwerpunkt auf der Abwicklung der mit der Drittmittelverwaltung und dem Vertragsmanagement notwendigen administrativen Prozesse. Die fachliche Koordination liegt in der Abteilung Informationstechnologie der Universitäts- und Landesbibliothek. 

Als kaufmännische Sachbearbeitung übernehmen Sie folgende Aufgaben:

• Management der Verträge
  Die TU Darmstadt als antragstellende Hochschule vereinnahmt die Fördermittel und leitet diese auf Grundlage von Einzelverträgen an die Partner weiter. Ihre Aufgaben sind in diesem Zusammenhang: Gestaltung der Verträge in Abstimmung mit Referat VI.B Vertragsmanagement, Überwachung der Verträge, Kommunikation mit den Partnern, Vorlage der Verträge zur Zeichnung durch die Hochschulleitung
• Drittmittelverwaltung
  Die TU Darmstadt als antragstellende Hochschule vereinnahmt die Fördermittel und ist somit gegenüber der DFG nachweispflichtig. Sie leitet Mittel an Partner weiter, die gegenüber der TU Darmstadt nachweispflichtig sind. Ihre Aufgaben sind in diesem Zusammenhang: Kommunikation mit der DFG als Mittelgeber, Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen für das Gesamtprojekt, Kommunikation mit den Partnern zu Fragen der Drittmittelverwaltung, Einforderung, Entgegennahme und Prüfung der Mittelabrufe und Verwendungsnachweise der Partner, Überwachung der Fristen, Veranlassung von Aus- und Rückzahlungen an / von den Partnern
• Controlling
  Das umfassende Projekt verlangt ein detailliertes Controlling mit dem Ziel der Liquiditätsüberwachung, der Sicherstellung der sachgerechten Mittelverwendung und bestmöglichen Mittelverwendung. Das Controlling ist Grundlage für Entscheidungen auf allen Projektebenen bis zur Projektleitung. Die Einzelaufgaben sind: Detaillierte Überwachung von Budgets und getätigten Ausgaben in allen Projektbereichen und bei allen Partnern, regelmäßige Erstellung von Berichten über Budgets und Ausgaben, Erstellung von Hochrechnungen auf Basis der vorliegenden Verpflichtungen und Planungen, Vorbereitung und Begleitung von Budgetgesprächen, Erarbeitung von alternativen Vorschlägen für Änderungen in Budgets und Mittelverwendung zur Entscheidungsvorbereitung in den Gremien
• Beteiligung an Veranstaltungen und Meetings
  Um die vorgenannten Aufgaben effizient wahrnehmen zu können, ist ein Grundverständnis für die Aufgaben und Ziele des Gesamtkonsortiums notwendig. Daher werden Sie an Veranstaltungen des Konsortiums, wie Konsortialtreffen, Partnertreffen, beteiligt und bereiten diese, soweit sie Aspekte der Drittmitteladministration betreffen, inhaltlich vor.

Sie sind in dieser Aufgabe dem Referat VI.B Drittmitteladministration zugeordnet und unterstehen disziplinarisch der Referatsleitung. Zusätzlich haben Sie eine enge Anbindung an die weiteren mit der Koordination und Geschäftsführung des Projektes betrauten Personen an der Universitäts- und Landesbibliothek (ULB) und an der RWTH Aachen. Sie werden daher fachlich ergänzend zur Anleitung durch die Referatsleitung durch die Leitung der Geschäftsstelle von NFDI4Ing angeleitet.

Sie verfügen über

• Ein abgeschlossenes kaufmännisches Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikationen, z.B. eine kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung,
• Sehr gute Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Umgang mit gängiger Bürosoftware (Excel, Word, Outlook)
• Umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Projektmanagement

Weiterhin bringen Sie mit:

• Erfahrungen im Bereich der Drittmitteladministration/Mittelverwaltung in öffentlich geförderten Projekten
• Erfahrungen in den im Finanzbereich eingesetzten SAP-Modulen
• Kenntnisse über Strukturen und Prozesse in Hochschulen oder außeruniversitären Forschungseinrichtungen

Persönlich zeichnen Sie sich aus durch:

• Ein sehr gutes Zahlenverständnis
• Ausgeprägte Kommunikations- und Interaktionsfähigkeiten
• Lösungsorientierung und hohe Zuverlässigkeit
• Strukturierte Denk- und Vorgehensweise
• Ein sicheres, freundliches Auftreten sowie Teamfähigkeit
• Serviceorientierung, Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit

Die Technische Universität Darmstadt bietet vielfältige und herausfordernde Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten, aktuelle Technologien, gute kollegiale und partnerschaftliche Zusammenarbeit, bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung.

• Entfaltung und Gestaltung – Ein umfassendes internes Weiterbildungsangebot sowie Möglichkeiten der Weiterqualifizierung und Entwicklung
• Urlaub/Bildungsurlaub – 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei Vollzeit) und 5 Tage Bildungsurlaub
• Nachhaltig und Mobil – Freifahrtberechtigung im gesamten Regionalverkehr in Hessen durch das LandesTicket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen sowie mobiles Arbeiten
• Fit und Gesund – kostenlose medizinische Vorsorgeuntersuchungen und umfangreiches vergünstigtes Sportangebot
• Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeitmodelle; Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Altersvorsorge – Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) nach den jeweils geltenden Bestimmungen
• Dienstrad/Fahrradleasing
• Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit Familie/Pflege/Beruf – Kinderbetreuungsangebote sowie Zahlung einer Kinderzulage (gemäß tariflichen Bestimmungen), Ferienangebote

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber:innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt). Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Webseite.

Für Rückfragen zu dieser Position steht Ihnen PD Dr. habil. Christoph Rensing unter +49 6151 16 57200 gerne zur Verfügung.